Dawid Pantak

radca prawny

Pomagam przedsiębiorcom wygrywać przetargi. Specjalizuje się w prawie zamówień publicznych. Posiadam bogate doświadczenie w skutecznej pomocy i doradzaniu wykonawcom ubiegającym się o udzielenie zamówienia publicznego, w tym w reprezentowaniu przed Krajową Izbą Odwoławczą
[Więcej >>>]

Zapytaj o ofertę

Certyfikat EC na wyroby medyczne

Dawid Pantak12 sierpnia 2019Komentarze (0)

Temat dzisiejszego wpisu to certyfikat EC na wyroby medyczne. Odpowiemy sobie też na pytanie, kiedy w toku postępowania przetargowego zamawiający może żądać przedstawienia certyfikatu EC.

Certyfikat CE

Co to jest certyfikat EC?

Zanim przejdziemy do szczegółów odpowiedzmy sobie najpierw na pytanie, czym w ogóle jest certyfikat EC.

Jest to dokument, który poświadcza, że wyrób przeszedł procedurę oceny zgodności i jest zgodny z wymaganiami zasadniczymi. Certyfikat jest wystawiany przez jednostkę notyfikowaną (w odróżnieniu od deklaracji zgodności, która jest wystawiana przez samego wytwórcę).

Obowiązek udziału jednostki notyfikowanej (a więc równocześnie obowiązek posiadania certyfikatu EC) dotyczy (co do zasady) następujących wyrobów medycznych:

a) Wyrobów medycznych klasy I z funkcją pomiarową.

b) Wyrobów medycznych klasy I sterylnych.

c) Wyrobów medycznych klasy IIa.

d) Wyrobów medycznych klasy IIb.

e) Wyrobów medycznych klasy III.

f) Aktywnych wyrobów medycznych do implantacji.

g) Wyrobów medycznych do diagnostyki in vitro z wykazu A.

h) Wyrobów medycznych do diagnostyki in vitro z wykazu B.

i) Wyrobów do samokontroli.

Obowiązek posiadania certyfikatu EC

W pierwszej kolejności musisz więc ustalić, czym jest wyrób, który masz w swojej ofercie. Musisz również ustalić w jakiej klasie się on znajduje. Jeżeli znajduje się on w którejś z powyższych kategorii, to przy jego ocenie zgodności musiała brać udział jednostka notyfikowana. A w konsekwencji został przez nią wystawiony certyfikat EC.

Musisz posiadać ten dokument, jeżeli chcesz wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Jeżeli nie jesteś wytwórcą, a jedynie dystrybutorem lub importerem wyrobu, to taki dokument powinien udostępnić Ci wytwórca.

Dobrą praktyką jest zabezpieczenie się w umowie, jaką zawrzesz z wytwórcą, poprzez dodanie postanowienia zgodnie z którym wytwórca ma obowiązek udostępnić Ci określone dokumenty (w tym między innymi certyfikat EC).

Szpital wymaga przedstawienia certyfikatu

Wykaz dokumentów, jakich może od Ciebie domagać się zamawiający zawarty jest w rozporządzeniu ministra rozwoju w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (to bardzo długa nazwa, dlatego ja w skrócie nazywam to „rozporządzeniem w sprawie dokumentów”).

Musisz pamiętać, że wykaz ten jest tylko przykładowy, to znaczy zamawiający może żądać również innych dokumentów niż te przedstawione w rozporządzeniu.

Jednak prawo do żądania certyfikatu znajduje się już w samym wykazie. Oznacza to, że szpital może domagać się od Ciebie przedstawienia certyfikatu.

Oczywiście dotyczy to wyłącznie przypadku, gdy zgodnie z prawem przy ocenie zgodności wyrobu musi wziąć udział jednostka notyfikowana (co wyjaśniliśmy sobie wyżej). Jeżeli prawo nie wymaga udziału jednostki, to równocześnie zamawiający nie ma prawa wymagać od Ciebie przedstawienia certyfikatu. W takim przypadku w celu potwierdzenia powinien wymagać tylko deklaracji zgodności wytwórcy.

Jeżeli mimo wszystko zamawiający np. dla wyrobu znajdującego się w klasie I wymaga przedstawienia certyfikatu, to musisz jak najszybciej zainterweniować. Złóż wniosek o zmianę SIWZ w tym zakresie powołując się na odpowiednie przepisy, lub nawet rozważ złożenie odwołania do KIO.

[Możesz poczytać też mojego drugiego bloga na temat odwołania do KIO]

Na jakim etapie należy przedstawić certyfikat CE?

Moim zdaniem, w 99% przypadków certyfikat będzie miał charakter „dokumentu potwierdzającego”. Wynika to z tego, że wyłącznie potwierdza zgodność wyrobu z wymaganiami przedstawionymi przez zamawiającego. Nie stanowi natomiast treści oferty.

[Poczytaj też -> „Treść oferty” a „dokument potwierdzający”]

W związku z tym zamawiający powinien żądać przedstawienia certyfikatu wyłącznie od wykonawcy, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza. Co do zasady nie może wymagać przedstawienia certyfikatu od razu przez wszystkich wykonawców.

Historia

Kilka miesięcy temu omawiałem bieżące sprawy z jedną ze swoich klientek.

Klientka jest dystrybutorem pewnej grupy wyrobów medycznych. Jej biznes cały czas się rozwija i ostatnio dołączyła do swojej oferty kolejny wyrób.

Miała zamiar wziąć udział w przetargu dotyczącym tego wyrobu.

Natrafiła jednak na problem. Termin składania ofert upływał już pojutrze, a w SIWZ szpital określił, że wymaga przedstawienia certyfikatu, i że certyfikat należy przedstawić od razu z ofertą. Klientka natomiast nadal nie miała u siebie fizycznie certyfikatu. To znaczy certyfikat został już wystawiony, ale wytwórca mógł przekazać go mojej klientce dopiero za tydzień. Zrezygnowana postanowiła odpuścić sobie ten przetarg.

Ja jednak przeanalizował treść SIWZ i doszedłem do wniosku, że certyfikat z pewnością jest w tym przypadku „dokumentem potwierdzającym”, nie jest natomiast „treścią oferty”. W związku z tym szpital nie mógł wymagać od wykonawców przedstawienia certyfikatu razem z ofertą. Certyfikat powinien być dostarczony dopiero na późniejsze wezwanie zamawiającego (i to tylko przez wykonawcę, którego oferta została oceniona najwyżej). A to by oznaczało, że moja klientka zdążyłaby na czas otrzymać certyfikat.

Napisałem do zamawiającego wniosek o zmianę niezgodnych z prawem postanowień SIWZ. Mimo, że termin składania ofert był już blisko, szpital zmienił SIWZ – określił, że certyfikat należy przedstawić dopiero na późniejsze wezwanie.

Moja klientka złożyła ostatecznie ofertę w postępowaniu i została ona najwyżej oceniona. Kiedy otrzymała od szpitala wezwanie do przedstawienia certyfikatu, to mogła na nie już odpowiedzieć. W międzyczasie wytwórca udostępnił jej certyfikat. Ostatecznie wybrała przetarg.


Widok na Wisłę z Tyńca

Widok na Wisłę z Tyńca

Podsumowanie

Certyfikat EC jest to dokument wystawiany przez jednostkę notyfikowaną potwierdzający, że wyrób przeszedł ocenę zgodności i jest zgodny z wymaganiami zasadniczymi. W zależności od rodzaju i klasy część wyrobów musi posiadać taki certyfikat, a część nie. Jeżeli prawo wymaga udziału jednostki notyfikowanej, to zamawiający ma prawo domagać się od wykonawcy przedstawienia certyfikatu. W zdecydowanej większości przypadków certyfikat będzie dokumentem potwierdzającym, więc przedstawia go wyłącznie wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza. O tym, jakie problemy mogą pojawić się w związku z certyfikatem możesz również poczytać na blogu „Wyroby medyczne okiem Temidy” [>> Przedsiębiorco, sprawdź Certyfikat CE]. Z kolei na temat innych innych dokumentów dotyczących wyrobów medycznych możesz poczytać na moim blogu w tym wpisie [>> Dokumenty dotyczące wyrobów medycznych]

Sprawdzenie oferty

Dawid Pantak11 sierpnia 2019Komentarze (0)

Jeżeli regularnie bierzesz udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia, to na pewno chciałbyś zwiększyć swoje szanse na wygranie przetargu. Jednym ze sposobów zwiększenia szans na uzyskanie zamówienia jest zlecenie specjaliście sprawdzenia oferty przed wysłaniem jej zamawiającemu.

Krótka historia Pana Macieja

Zanim opowiem Ci o korzyściach, jakie niesie ze sobą skorzystanie z usługi sprawdzania ofert, to najpierw opowiem Ci historię mojego klienta – Pana Macieja.

Sprawdzanie ofertPan Maciej to stosunkowo młody przedsiębiorca, który działa przede wszystkim na rynku „otwartym” (to znaczy oferował swoje wyroby głównie do podmiotów prywatnych, które nie musza stosować ustawy prawo zamówień publicznych).

Jego działalność zaczęła się powoli rozkręcać. Pozyskał nowych klientów i nowe zamówienia. Zatrudnił kilku nowych pracowników. W związku z rozwojem biznesu postanowił spróbować swoich sił w sprzedaży również do publicznych szpitali.

Zauważył, że jeden z dużych szpitali ogłosił przetarg na wyroby, które firma Pana Macieja ma w ofercie. Złożył ofertę i… okazało się, że jest ona najkorzystniejsza.

Szybko dostał wezwanie do przedstawienia dokumentów potwierdzających. Zaświadczenia z US, ZUS, KRK, wypis z KRS… Papierów do złożenia było naprawdę dużo. Skompletował dokumenty i wysłał je zamawiającemu.

Braki w ofercie

Okazało się jednak, że Pan Maciej zapomniał dołączyć referencji, który również były przez Szpital wymagane. Dostał wezwanie do uzupełnienia tych dokumentów w terminie 3 dni. Na wezwaniu było napisane, że niezłożenie dokumentów będzie skutkowało wykluczeniem z postępowania.

Pan Maciej sięgnął do segregatora, w którym przechowywał referencje. Z racji tego, że miał sporo klientów, a jego wyroby były dobrej jakości to segregator dosłownie pękał w szwach [Poczytaj również -> Referencje od podmiotu prywatnego]. Wybrał referencje, z których był najbardziej dumny. Już miał wysłać uzupełnienie do zamawiającego, ale coś go jednak tknęło. Postanowił, że przed wysłaniem skonsultuje jeszcze z kimś, czy wszystko jest w porządku.

Sprawdzenie dokumentów

Tym sposobem Pan Maciej skontaktował się ze mną i dostałem zlecenie sprawdzenia poprawności referencji.

Wystarczył mi rzut oka, żeby stwierdzić, że referencje są wystawione nieprawidłowo. Wprawdzie zgadzała się na nich kwota i przedmiot zamówienia, ale zawierały jedynie ogólne stwierdzenie, że firma Pana Macieja zrealizowała dostawy. Nie było żadnej informacji, że dostawy zostały wykonane należycie. Po prostu klient, który wystawił referencje nie wiedział, że taka adnotacja musi być na referencjach.

Pan Maciej ostatecznie wysłał zamawiającemu inne referencje, które spełniały wszystkie formalne wymogi. Gdyby jednak nie zwrócił się do mnie i wysłał referencje, które na początku chciał udostępnić, to podlegałby wykluczeniu. Zamawiający nie mógłby zaakceptować referencji, na których nie ma zwrotu, że dostawy zostały wykonane należycie. Nie mógłby również wezwać ponownie Pana Macieja do uzupełnienia dokumentów, ponieważ wezwanie do uzupełnienia można wystosować tylko raz. Nawet gdyby szpital nie zauważył tej niezgodności, to z pewnością doniosłaby o tym konkurencyjna firma, która była niezadowolona z pojawienia się nowego konkurenta i dokładnie weryfikowała ofertę Pana Macieja szukając w niej najmniejszego chociażby błędu.

Tym samym dzięki krótkim konsultacjom Pan Maciej uchronił się przed utratą lukratywnego kontraktu. Ostatecznie oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Pan Maciej z sukcesem zrealizował umowę i zyskał kolejne referencje do pęczniejącego coraz bardziej segregatora.

I od tej pory współpracujemy razem przy weryfikacji wszystkich dokumentów, jakie Pan Maciej wysyła w postępowaniach przetargowych.

[Na potrzeby artykułu imię Pana Macieja zostało zmienione 😉 ]

Korzyści ze zlecenia sprawdzenia oferty

Zlecenie sprawdzania ofert radcy prawnemu specjalizującemu się w zamówieniach publicznych ma wiele korzyści.

  • Po pierwsze masz pewność, że Twoja oferta nie zostanie odrzucona (lub Ty nie zostanie wykluczony) z przyczyn formalnych. Możesz poczuć się bezpiecznie.
  • Tym samym zwiększasz swoje szanse na wygranie przetargu.
  • Oszczędzasz pieniądze w dłuższej perspektywie czasu. Zlecenie sprawdzenia oferty (czy innych dokumentów składanych w przetargu) nie jest wcale drogie. Z kolei odkręcenie jakiegoś błędu jest dużo bardziej kosztowne, ponieważ wymaga już dużo większego zaangażowania czasu pracy. Może się zdarzyć, że sprawa trafi do Krajowej Izby Odwoławczej [Zobacz -> Odwołanie do KIO]. A w skrajnych przypadkach (tak jak byłoby w sytuacji Pana Macieja) możesz bezpowrotnie stracić szanse na wygranie przetargu.
  • Prawo zamówień publicznych jest bardzo formalne i czasami – niestety – nielogiczne. Coś co dla osoby nastawionej biznesowo może wydawać się oczywistym, z punktu widzenia przetargowego często jest traktowane jako „faul”. Nie musisz marnować czasu na poznawanie prawniczych niuansów (bo specjalista zrobi to za Ciebie).
  • Nawet jeżeli dobrze poruszasz się w przepisach, to zawsze przyda się weryfikacja dodatkowej pary oczu. Znam firmy, które składając oferty o gigantycznej wartości zlecają weryfikację nawet kilku niezależnym od siebie kancelariom, żeby zminimalizować ryzyko popełnienia choćby najmniejszego błędu.
  • Jeżeli będziesz stale współpracował z tym samym radcą prawnym, to po pewnym czasie pozna on Twój produkt i jego specyfikę. To z kolei zaowocuje, kiedy będziesz chciał na przykład poszukać błędów w ofercie Twojego konkurenta [Poczytaj też ->> Sprawdzenie oferty konkurenta].
  • Sprawdzenie oferty następuje całkowicie zdalnie. Wysyłasz e-mailem swoje dokumenty i również e-mailem otrzymujesz informacje zwrotną, co ewentualnie należy poprawić.
  • O tym dlaczego warto skorzystać z usług kancelarii specjalizującej się w wąskiej dziedzinie prawa (w tym przypadku w prawie zamówień publicznych) poczytaj w artykule na moim drugim blogu >>Specjalizacja kancelarii.

[O tym jak wygląda współpraca ze mną możesz poczytać w tym artykule >>Współpraca z kancelarią przy przetargach]

Skała „Biała Ręka” w Ojcowie

Co dalej z elektronizacją przetargów?

Dawid Pantak18 marca 2019Komentarze (0)

W zeszły wtorek Urząd Zamówień Publicznych poinformował, że odstąpił od umowy z wykonawcą Platformy e-Zamówienia (to znaczy z firmą DXC TECHNOLOGY Polska Sp. z o.o. [dawniej: ENTERPRISE SERVICES Polska Sp. z o.o.]).

Powodem odstąpienia była zwłoka wykonawcy w realizacji umowy.

To oznacza, że centralnej platformy do obsługi zamówień publicznych nie będzie (przynajmniej na razie).

Powstaje więc ważne pytanie – co dalej z elektronizacją przetargów?

Zacznijmy jednak od przypomnienia najważniejszych informacji na temat elektronizacji w Polsce.

Krótka historia przetargu na wykonanie systemu

O tym, że zamówienia publiczne od października 2018 r. będą musiały przenieść się wyłącznie do Internetu było wiadome już od lutego 2014 r. (czyli z ponad czteroletnim wyprzedzeniem). Wtedy uchwalone zostały dwie dyrektywy europejskie, które przewidywały, że od 18 października 2018 r. zamówienia publiczne w całej Unii Europejskiej mają być udzielane wyłącznie w formie elektronicznej.

Czasu na przygotowanie było więc bardzo dużo.

Należało wykorzystać ten czas na przygotowanie systemu informatycznego zdolnego obsłużyć elektroniczne postępowania.

Urząd Zamówień Publicznych i Ministerstwo Cyfryzacji obiecywały, że tak będzie. Zapewnili, że biorą na siebie przygotowanie systemu informatycznego, który następnie udostępnią bezpłatnie wszystkim zamawiającym.

Niestety, większość czasu została po prostu zmarnowana. Przetarg na wykonanie systemu został ogłoszony dopiero w październiku 2017 r. Postępowanie przetargowe przedłużyło się, podpisanie umowy nastąpiło w kwietniu 2018 r. Już wtedy było wiadome, że zwycięska firma informatyczna nie zdoła wdrożyć w tak krótkim czasie skomplikowanego systemu.

Łatanie dziur

UZP zdecydował, że „jakoś” załata te dziury.

Elektronizację poniżej progów odłożono w czasie. W przypadku przetargów powyżej progów udostępniono rozwiązanie zastępcze – miniPortal. Jest to przygotowane na szybko rozwiązanie zastępcze bazujące na Biuletynie Zamówień Publicznych i platformie ePUAP. W teorii miniPortal spełnia wszystkie prawne wymagania. W praktyce jest to narzędzie bardzo niefunkcjonalne.

Mieliśmy jednak czekać aż firma informatyczna na spokojnie dokończy docelowy system, a w między czasie rynek miał się z konieczności „pomęczyć” z rozwiązaniem zastępczym.

Wszyscy mieli jednak nadzieję, że gdy docelowy system będzie gotowy to sytuacja wróci do normy.

Do czasu gdy UZP poinformował, że odstąpił od umowy…

Co dalej z elektronizacją?

Na pewno docelowy system nie zostanie udostępniony szybko.

Żeby zlecić jego przygotowanie innej firmie, UZP musi przygotować kolejny przetarg. To wszystko zajmuje dużo czasu – sama procedura zapewne znowu się przedłuży, niewykluczone, że będą składane odwołania do KIO. Wreszcie, po podpisaniu umowy wykonawca musi mieć czas, żeby ją wykonać.

Co jednak ciekawe UZP nie zapowiedział żadnych konkretnych działań. Przypomniał jedynie, że udostępnił zamawiającym miniPortal i zadeklarował, że będzie kontynuował pracę związane z elektronizacją… Żadnych konkretnych informacji.

Skorzystają dostawcy komercyjnych systemów

Z braku centralnego systemu na pewno skorzystają dostawcy komercyjnych systemów.

Zamawiający nie muszą bowiem obowiązkowo korzystać z miniPortalu. Jeżeli chcą, mogą skorzystać z dostępnych na rynku komercyjnych rozwiązań. Muszą jednak za nie zapłacić we własnym zakresie.

Część zamawiających już wcześniej zdecydowała się nie czekać na centralny system, lecz poszukać komercyjnego rozwiązania na własną rękę.

Większość jednak „męczyła” się z miniPortalem spodziewając się rychłego udostępnienia centralnego systemu. Teraz jednak, gdy wiadomo, że system nie zostanie szybko udostępniony (o ile w ogóle zostanie) mogą chętniej zdecydować się na płatne usługi.

Bałagan

Jakby tego było mało, to muszę jeszcze przypomnieć, że obecnie obowiązujące przepisy przewidują, że już od 1 stycznia przyszłego roku elektronizacja ma objąć również przetargi poniżej progów. 

Do tego wszystkiego dochodzi projekt zupełnie nowej ustawy prawa zamówień publicznych. Rząd jest zdeterminowany, żeby uchwalić ją jeszcze w tej kadencji.

To wszystko powoduje, że w zamówieniach publicznych zrobił nam się duży bałagan. A bałagan nie służy efektywnemu wydatkowaniu środków publicznych.

Podsumowanie

Elektronizacja zamówień publicznych jest już faktem. Nie da się jej zatrzymać ani cofnąć. Nie zmieni tego również odstąpienie od umowy z wykonawcą systemu.

Spowoduje to natomiast, że elektronizacja przetargów w Polsce będzie wyglądała byle jak.

Centralny system miał ułatwić życie zarówno zamawiającym, jak i wykonawcom. Miał usprawnić i zautomatyzować wiele procesów, które obecnie muszą być wykonywane ręcznie.

Zamiast tego mamy miniPortal, który być może spełnia wymagania prawne, ale jest niefunkcjonalny.

I duży bałagan.

Alfabet zamówień publicznych (część 2)

Dawid Pantak07 marca 2019Komentarze (0)

Dzisiaj kontynuuję mój subiektywny przegląd najpopularniejszych pojęć związanych z prawem zamówień publicznych.

Interes – coś co wykonawca musi mieć, żeby móc skutecznie złożyć odwołanie do KIO. Jeżeli nie będzie mieć interesu, to KIO oddali odwołanie nie analizując nawet czy wykonawca miałby faktycznie rację. Co do zasady interes łatwo jest wykazać – wystarczy uzasadnić, że jeżeli wygra się przed KIO, to równocześnie wygra się przetarg (lub przynajmniej potencjalnie będzie się mieć taką możliwość). Problem zaczyna się przy bardziej skomplikowanych kwestiach (odwołania wygrywających, którzy z ostrożności chcą wygrać jeszcze bardziej, odwołania zmierzające do unieważnienia postępowania).

JEDZ (Jednolity Europejski Dokument Zamówienia) – wprowadzone w 2016 r. narzędzie tortur dla wykonawców. W założeniu miało być łatwiej (razem z ofertą składamy tylko JEDZ zamiast całej masy dokumentów, jednolity dokument w całej UE, itd.), jednak na początku wykonawcy mieli duże problemy z jego wypełnieniem. Problem z JEDZem jest przede wszystkim taki, że jest napisany „po brukselsku”, a w konsekwencji operuje pojęciami niespójnymi z tymi, do których jesteśmy przyzwyczajeni w Polsce. Na pocieszenie trzeba dodać, że po jakimś czasie wypełniania tego dokumentu dochodzi się do pewnej wprawy.

Krajowa Izba Odwoławcza – instytucja, której zadaniem jest rozstrzyganie sporów przetargowych. To do niej kierują swoje kroki wykonawcy niezadowoleni z decyzji zamawiających. Wyroki KIO pełnią ważną rolę, ponieważ wpływają na interpretację przepisów przez zamawiających. KIO jest chwalona za szybkość rozstrzygania spraw (zwykle poniżej 15 dni), a ganiona za częsty brak wypracowania jednolitej linii orzeczniczej. Swoją siedzibę ma w Warszawie, przy ulicy Postępu 17A.

Nieograniczony przetarg – najpopularniejszy z trybów udzielania zamówień publicznych (90,54% wszystkich postępowań wg danych UZP). Na tyle popularny, że często wielu zamawiających i wykonawców nie zdaje sobie sprawy, że istnieją jeszcze inne tryby. Powodzenie zawdzięcza przede wszystkim tym, że jest trybem podstawowym, to znaczy można go przeprowadzić zawsze, bez konieczności spełnienia dodatkowych przesłanek.

Oferta – oświadczenie woli, które wykonawcy składają licząc na ostateczne uzyskanie zamówienia publicznego. Z pojęciem „oferty” jest ten problem, że przez wiele lat ustawodawca nie pokusił się o wprowadzenie szczegółowej definicji w ustawie pzp. Powoduje to, że dalej nie zawsze jest jasne, co dokładnie stanowi „ofertę” a co „dokument potwierdzający”.

Postępowanie o udzielenie zamówienia – skomplikowany proces dokładnie opisany w ustawie. Rozpoczyna się zwykle od publikacji ogłoszenia i trwa aż do podpisania umowy (lub ewentualnie unieważnienia postępowania). A podczas jego trwania ma miejsce wiele czynności takich jak: wyjaśnienia treści SIWZ, składanie ofert, badanie i ocena ofert, wyjaśnienia, uzupełnienia, wybór najkorzystniejszej oferty, czy odwołania do KIO.

Referencje – poświadczenie, że wykonawca prawidłowo wykonał jakąś umowę. Po zakończeniu umowy warto wystąpić do kontrahenta o udzielenie referencji, ponieważ nigdy nie wiadomo kiedy się przydadzą. Referencje są konieczne żeby udowodnić zamawiającemu, że spełnia się warunek udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej.

SIWZ (Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia) – podstawowy i najważniejszy dokument w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Zawiera – jak sama nazwa wskazuje – opis najważniejszych warunków zamówienia, w tym przede wszystkim opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału w postępowaniu, czy kryteria oceny ofert. Na tym dokumencie pracuje się przez całe postępowanie.

Tajemnica przedsiębiorstwa – informacje, które są dla wykonawcy na tyle cenne, że chroni je przed innymi przedsiębiorcami, ponieważ ujawnienie spowodowałoby poniesienie szkody. Skoro jednak te informacje trzeba przekazać zamawiającemu, to jest możliwość zastrzec, że nie będą dostępne przynajmniej dla innych wykonawców. Żeby zrobić to skutecznie, należy przygotować solidne zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa, gdzie trzeba wykazać między innymi jaką wartość gospodarczą mają te informacje oraz w jaki sposób wykonawca je zabezpiecza.

Umowa – dokument podpisywany po wyborze oferty najkorzystniejszej. W teorii powinien regulować prawa i obowiązki obu stron umowy. W praktyce, ze względu na silniejszą pozycję zamawiających, reguluje wyłącznie prawa zamawiających oraz wyłącznie obowiązki wykonawców. Niezadowoleni z takiego stanu rzeczy wykonawcy mają możliwość interweniować, bądź to poprzez składanie wniosków o modyfikację SIWZ, bądź przez składanie odwołań przed KIO. Problem stronniczych umów w pzp został dostrzeżony i pojawił się pomysł wprowadzenia rejestru klauzul niedozwolonych na wzór tego prowadzonego przez UOKiK.

Wadium – opłata, którą zamawiający wymaga od wykonawców startujących w przetargu. Pamiętanie o wadium jest o tyle istotne, że w przypadku braku złożenia w terminie oferta podlega bezwzględnemu odrzuceniu. Wadium jest zwykle zwracane po zakończeniu przetargu, chyba że wykonawca odmówi podpisania umowy, lub w inny sposób narozrabia.

Zamawiający – główny scenarzysta i reżyser postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. To on jest odpowiedzialny za przygotowanie całej specyfikacji istotnych warunków zamówienia, badanie i ocenę ofert, wybór oferty najkorzystniejszej, a także za wiele innych ważnych rzeczy.

Ostrożność w zamówieniach publicznych

Dawid Pantak04 marca 2019Komentarze (0)

Dzisiaj chciałbym trochę opowiedzieć o ostrożności w zamówieniach publicznych. I o tym, że niestety w przetargach nic nie jest czarno – białe.

Weźmy taki przykład: zapomniałem przedłużyć termin związania ofertą* (a moja oferta jest najkorzystniejsza). Czy zamawiający może mimo wszystko wybrać moją ofertę, czy też jest już – jak to się dosadnie mówi – pozamiatane? Siadam do systemu informacji prawnej. Szukam.

I co? Pięć wyroków KIO w jedną stronę, cztery wyroki KIO w drugą stronę, do tego wyroki sądu okręgowego (każdy inny), orzecznictwo TS UE (na szczęście na moją korzyść) i komentarze, które sygnalizują problem, ale nie udzielają odpowiedzi. I co mam począć?

Najgorsze, że na taki dysonans można się natknąć właściwie na każdym kroku. Ze świecą szukać przepisów które byłyby jasne. A czasem można zostać łatwo wprowadzonym w błąd. Bo można na przykład przeczytać interpretację Urzędu Zamówień Publicznych, w której UZP opowiada się wyraźnie za jakimś rozwiązaniem problemu. Skoro UZP tak twierdzi, to tak zapewne jest – pomyśli każdy roztropny wykonawca. I trzyma się tego rozwiązania konsekwentnie aż do czasu gdy KIO wytłumaczy mu na rozprawie w dobitnych słowach, że rozwiązanie to uważa za co najmniej nieprawidłowe.

Co powinien więc robić wykonawca? Cóż, chyba nie ma innego wyjścia, jak w każdej sprawie, w której zachodzi rozbieżność w poglądach, przyjmować prewencyjnie ewentualność dla siebie najbardziej dotkliwą.

Nie wiem czy można wybrać moją ofertę pomimo upływu terminu związania ofertą? Po prostu pilnuję terminów i zawsze przedłużam. Nie wiem czy ten dokument można uzupełnić? Przyjmuje dla bezpieczeństwa że nie można i dokładam wszelkich starań, żeby dołączyć go już do pierwotnej oferty. Cały szkopuł tkwi w diagnozie, gdzie leży problem i odpowiedzi na pytanie jakie rozwiązanie tego problemu będzie dla mnie najbezpieczniejsze (na pewno nie spowoduje, że zostanę wyeliminowany z przetargu). Oczywiście, zdarzają się sytuację podbramkowe, w których nie ma wyboru – to inna sprawa.

[Poczytaj też -> Sprawdzenie oferty]

Takie bezpieczne podejście może czasami prowadzić do sytuacji co najmniej nielogicznych. No bo na przykład w każdym przetargu pilnujesz żeby przedłużać termin związania ofertą. Zauważyłeś, że Twój konkurent tego nie zrobił. Śmiało składasz odwołanie. Pech chciał, że trafiłeś na skład, który ma do terminu związania ofert bardziej liberalne podejście. KIO w tym przypadku uznaje, że zamawiający mógł wybrać ofertę Twojego konkurenta, mimo że ten nie przedłużył terminu związania. Tracisz szanse na zamówienie, a do tego zostajesz obciążony dość wysokimi kosztami odwołania. Frustrujące, prawda? Ale co by się stało gdybyś to Ty nie przedłużał terminów związania ofertą? Może to Twoja oferta padłaby atakiem odwołania? I trafiłbyś na skład, który przyznałby konkurentowi rację…

Na pocieszenie wykonawcom muszę napisać, że i tak mają lepiej niż zamawiający. Wykonawca może zawsze trzymać się zasady „dla bezpieczeństwa”. Z kolei zamawiający często musi wybierać pomiędzy dwiema wzajemnie się wykluczającymi możliwościami i liczyć się z tym, że jego decyzja zostanie zrecenzowana przez KIO lub kontrolującego.

Na koniec gorzka refleksja. Z pisaniem o zamówieniach jest ten problem, że przygotowując tekst nigdy nie wiesz, czy to co piszesz nie będzie za chwilę już nieaktualne. Przepisy zmieniają się szybko. Orzecznictwo i poglądy nauki jeszcze szybciej (czasami z dnia na dzień).

Niestety mam przeczucie, że niniejszy artykuł na temat rozbieżności pozostanie aktualny jeszcze przez długi czas…

*dotyczy to sytuacji, w której najpierw zamawiający wezwał do przedłużenia terminu związania ofertą, a następnie termin ponownie upłynął

← Poprzednie wpisy

Następne wpisy →