Sprawdzenie oferty

Jeżeli regularnie bierzesz udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia, to na pewno chciałbyś zwiększyć swoje szanse na wygranie przetargu. Jednym ze sposobów zwiększenia szans na uzyskanie zamówienia jest zlecenie specjaliście sprawdzenia oferty przed wysłaniem jej zamawiającemu.

Krótka historia Pana Macieja

Zanim opowiem Ci o korzyściach, jakie niesie ze sobą skorzystanie z usługi sprawdzania ofert, to najpierw opowiem Ci historię mojego klienta – Pana Macieja.

Pan Maciej to stosunkowo młody przedsiębiorca, który działa przede wszystkim na rynku „otwartym” (to znaczy oferował swoje wyroby głównie do podmiotów prywatnych, które nie musza stosować ustawy prawo zamówień publicznych).

Jego działalność zaczęła się powoli rozkręcać. Pozyskał nowych klientów i nowe zamówienia. Zatrudnił kilku nowych pracowników. W związku z rozwojem biznesu postanowił spróbować swoich sił w sprzedaży również do publicznych szpitali.

Zauważył, że jeden z dużych szpitali ogłosił przetarg na wyroby, które firma Pana Macieja ma w ofercie. Złożył ofertę i… okazało się, że jest ona najkorzystniejsza.

Szybko dostał wezwanie do przedstawienia dokumentów potwierdzających. Zaświadczenia z US, ZUS, KRK, wypis z KRS… Papierów do złożenia było naprawdę dużo. Skompletował dokumenty i wysłał je zamawiającemu.

Braki w ofercie

Okazało się jednak, że Pan Maciej zapomniał dołączyć referencji, który również były przez Szpital wymagane. Dostał wezwanie do uzupełnienia tych dokumentów w terminie 3 dni. Na wezwaniu było napisane, że niezłożenie dokumentów będzie skutkowało wykluczeniem z postępowania.

Pan Maciej sięgnął do segregatora, w którym przechowywał referencje. Z racji tego, że miał sporo klientów, a jego wyroby były dobrej jakości to segregator dosłownie pękał w szwach [Poczytaj również -> Referencje od podmiotu prywatnego]. Wybrał referencje, z których był najbardziej dumny. Już miał wysłać uzupełnienie do zamawiającego, ale coś go jednak tknęło. Postanowił, że przed wysłaniem skonsultuje jeszcze z kimś, czy wszystko jest w porządku.

Sprawdzenie dokumentów

Tym sposobem Pan Maciej skontaktował się ze mną i dostałem zlecenie sprawdzenia poprawności referencji.

Wystarczył mi rzut oka, żeby stwierdzić, że referencje są wystawione nieprawidłowo. Wprawdzie zgadzała się na nich kwota i przedmiot zamówienia, ale zawierały jedynie ogólne stwierdzenie, że firma Pana Macieja zrealizowała dostawy. Nie było żadnej informacji, że dostawy zostały wykonane należycie. Po prostu klient, który wystawił referencje nie wiedział, że taka adnotacja musi być na referencjach.

Pan Maciej ostatecznie wysłał zamawiającemu inne referencje, które spełniały wszystkie formalne wymogi. Gdyby jednak nie zwrócił się do mnie i wysłał referencje, które na początku chciał udostępnić, to podlegałby wykluczeniu. Zamawiający nie mógłby zaakceptować referencji, na których nie ma zwrotu, że dostawy zostały wykonane należycie. Nie mógłby również wezwać ponownie Pana Macieja do uzupełnienia dokumentów, ponieważ wezwanie do uzupełnienia można wystosować tylko raz. Nawet gdyby szpital nie zauważył tej niezgodności, to z pewnością doniosłaby o tym konkurencyjna firma, która była niezadowolona z pojawienia się nowego konkurenta i dokładnie weryfikowała ofertę Pana Macieja szukając w niej najmniejszego chociażby błędu.

Tym samym dzięki krótkim konsultacjom Pan Maciej uchronił się przed utratą lukratywnego kontraktu. Ostatecznie oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Pan Maciej z sukcesem zrealizował umowę i zyskał kolejne referencje do pęczniejącego coraz bardziej segregatora.

I od tej pory współpracujemy razem przy weryfikacji wszystkich dokumentów, jakie Pan Maciej wysyła w postępowaniach przetargowych.

[Na potrzeby artykułu imię Pana Macieja zostało zmienione 😉 ]

Korzyści ze zlecenia sprawdzenia oferty

Zlecenie sprawdzania ofert radcy prawnemu specjalizującemu się w zamówieniach publicznych ma wiele korzyści.

• Po pierwsze masz pewność, że Twoja oferta nie zostanie odrzucona (lub Ty nie zostanie wykluczony) z przyczyn formalnych. Możesz poczuć się bezpiecznie.
• Tym samym zwiększasz swoje szanse na wygranie przetargu.
• Oszczędzasz pieniądze w dłuższej perspektywie czasu. Zlecenie sprawdzenia oferty (czy innych dokumentów składanych w przetargu) nie jest wcale drogie. Z kolei odkręcenie jakiegoś błędu jest dużo bardziej kosztowne, ponieważ wymaga już dużo większego zaangażowania czasu pracy. Może się zdarzyć, że sprawa trafi do Krajowej Izby Odwoławczej [Zobacz -> Odwołanie do KIO]. A w skrajnych przypadkach (tak jak byłoby w sytuacji Pana Macieja) możesz bezpowrotnie stracić szanse na wygranie przetargu.
• Prawo zamówień publicznych jest bardzo formalne i czasami – niestety – nielogiczne. Coś co dla osoby nastawionej biznesowo może wydawać się oczywistym, z punktu widzenia przetargowego często jest traktowane jako „faul”. Nie musisz marnować czasu na poznawanie prawniczych niuansów (bo specjalista zrobi to za Ciebie).
• Nawet jeżeli dobrze poruszasz się w przepisach, to zawsze przyda się weryfikacja dodatkowej pary oczu. Znam firmy, które składając oferty o gigantycznej wartości zlecają weryfikację nawet kilku niezależnym od siebie kancelariom, żeby zminimalizować ryzyko popełnienia choćby najmniejszego błędu.
• Jeżeli będziesz stale współpracował z tym samym radcą prawnym, to po pewnym czasie pozna on Twój produkt i jego specyfikę. To z kolei zaowocuje, kiedy będziesz chciał na przykład poszukać błędów w ofercie Twojego konkurenta [Poczytaj też ->> Sprawdzenie oferty konkurenta].
• Sprawdzenie oferty następuje całkowicie zdalnie. Wysyłasz e-mailem swoje dokumenty i również e-mailem otrzymujesz informacje zwrotną, co ewentualnie należy poprawić.
• O tym dlaczego warto skorzystać z usług kancelarii specjalizującej się w wąskiej dziedzinie prawa (w tym przypadku w prawie zamówień publicznych) poczytaj w artykule na moim drugim blogu >>Specjalizacja kancelarii.

[O tym jak wygląda współpraca ze mną możesz poczytać w tym artykule >>Współpraca z kancelarią przy przetargach]

Skała „Biała Ręka” w Ojcowie