W zamówieniach publicznych wobec dokumentów stosuje się dwa pojęcia. Dokument musi być aktualny. Ale dokument musi być również ważny. O co chodzi z tymi dwoma pojęciami?
Jako przykład do wyjaśnienia wykorzystamy zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) o niekaralności.
Zacznijmy od tego co znaczy, że dokument jest aktualny.
Dokument aktualny to taki, który w swojej treści poświadcza stan zgodny z rzeczywistością. Załóżmy, że 5 lat temu KRK wydał zaświadczenie, że Jan Kowalski nie był nigdy karany. Jeżeli w ciągu tych 5 lat Jan Kowalski nadal nie został skazany za żadne przestępstwo, to dokument ten nadal zachowuje swoją aktualność, ponieważ poświadcza stan zgodny z rzeczywistością (że Jan Kowalski nie jest osobą karaną). Jeżeli jednak w tym czasie Kowalski został skazany za przestępstwo, to dokument będzie nieaktualny (nie poświadcza prawdy).
Poza tym, że dokument ma być aktualny, musi być również ważny.
Dokument ważny to taki, który został wystawiony w odpowiedniej dacie. W przypadku informacji z KRK dokument nie może być starszy niż 6 miesięcy od daty składania ofert/wniosków. Załóżmy, że otwarcie ofert ma miejsce w dniu 1 marca 2018 r. Zaświadczenie z KRK będzie więc ważne, jeżeli zostało wystawione 1 września 2017 r. lub później. Jeżeli zostało wystawione przed tą datą, będzie nieważne.
To teraz spróbujmy te dwa pojęcia – aktualność (poświadczenie stanu zgodnego z rzeczywistością) i ważność (wystawienie w odpowiedniej dacie) nałożyć na siebie.
Istnieje możliwość, że dokument:
Po pierwsze – będzie ważny i aktualny. To znaczy wystawiony w odpowiedniej dacie np. 10 października 2017 r. (ważny) i poświadczający stan rzeczywisty (Kowalski nadal nie został skazany).
Po drugie – może być nieważny, ale aktualny. Nieważny, bo wystawiony przed 1 września 2017 r., ale aktualny, bo mimo odległej daty potwierdza stan zgodny z prawdą.
Po trzecie – ważny, ale nieaktualny. Może się zdarzyć, że dokument jest wystawiony w dniu 1 lutego 2018 r. (jest ważny), ale już 8 lutego Kowalski zostaje skazany. To czyni dokument nieaktualnym, ponieważ nie potwierdza rzeczywistości – w dokumencie jest napisane, że Kowalski jest niekarany, podczas gdy to nieprawda.
Wreszcie po czwarte – nieważny i nieaktualny. Ta sytuacja będzie mieć miejsce, kiedy dokument zarówno jest starszy niż powinien, jak i nie potwierdza stanu zgodnego z rzeczywistością.
Na gruncie prawa zamówień publicznych dopuszczalna jest tylko ta pierwsza sytuacja – to znaczy każdy składany dokument musi być i ważny, i aktualny.
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }