Pełnomocnictwo do elektronicznego JEDZa

Jeżeli startujesz w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych powyżej progów, to na pewno wiesz, że od 18 kwietnia tego roku Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (czyli (nie)popularny JEDZ) składa się w formie elektronicznej.

Ale czy zastanawiałeś się, jaką formę powinno mieć pełnomocnictwo upoważniające do złożenia elektronicznego JEDZa?

UWAGA – poniższy artykuł dotyczy wyłącznie postępowań wszczętych w okresie od 18 kwietnia 2018 r. do 17 października 2018 r.

Działanie przez pełnomocnika

W praktyce bardzo często zdarza się, że wykonawcy działają przez pełnomocników. Ciężko się temu dziwić.

Jeżeli wykonawca to duża firma i składa na przykład 50 ofert miesięcznie, to ciężko oczekiwać, że Prezes Zarządu (który zazwyczaj jest osobą bardzo zajętą) osobiście będzie przygotowywał każdą ofertę i do każdego zamawiającego wysyłał oświadczenie o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej.

Ponadto postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest naprawdę bardzo trudne i pełne formalnych zasadzek. Lepiej więc scedować obowiązek złożenia oferty na osoby, które zajmują się tym na co dzień.

Z pomocą przychodzi udzielenie pełnomocnictwa. Można je udzielić również kilku osobom (zazwyczaj pracownikom).

Brak regulacji w pzp

Prawo zamówień publicznych w ogóle nie reguluje kwestii pełnomocnictwa. Sięgnąć należy więc do regulacji Kodeksu cywilnego, a te jako zasadę wprowadzają możliwość działania przez pełnomocnika.

Ale uwaga! Przepisy Kodeksu cywilnego regulują również formę, w jakiej pełnomocnictwo powinno zostać udzielone. Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.

Żeby oferta była ważna, musi być złożona w formie pisemnej. Konsekwentnie, pełnomocnictwo do złożenia oferty również musi zostać udzielone w formie pisemnej.

Pełnomocnictwo do e-JEDZa

Z kolei jeżeli JEDZ musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to wydaje się, że pełnomocnictwo upoważniające do złożenia JEDZa również powinno mieć taką formę. Oznaczałoby to, że również osoby udzielające pełnomocnictwa powinny zaopatrzyć się w kwalifikowane podpisy elektroniczne i wystawić pełnomocnikom dokumenty w formie elektronicznej.

Oczywiście, jak to zwykle bywa, są też poglądy odmienne. Część osób uważa, że wystarczające będzie, tak jak dotychczas, zwykłe pisemne pełnomocnictwo.

Kto ma rację?

Wcześniej czy później spór o to jaką formę powinno mieć pełnomocnictwo zostanie rozwiązany. Krajowa Izba Odwoławcza wyda precedensowy wyrok lub Urząd Zamówień Publicznych przygotuje odpowiednią opinię.

Zresztą Polskie Stowarzyszenie Zamówień Publicznych jakiś czas temu wystąpiło właśnie do Prezesa UZP w wnioskiem o wydanie stanowiska w tej sprawie.

Czekamy na odpowiedź. Nie można jednak przewidzieć jakie ostatecznie stanowisko zajmą te organy.

Co w takim razie robić?

Moim zdaniem, z ostrożności, trzeba jednak przygotować się na to, że KIO i UZP uznają, że konieczne jest pełnomocnictwo podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W takim przypadku szefostwo firmy musi wyposażyć się w kwalifikowany podpis elektroniczny. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych musi to zrobić właściciel. W przypadku spółek osobowych – wspólnicy zgodnie z zasadą reprezentacji. A w przypadku spółek kapitałowych – członkowie zarządu (również zgodnie z zasadą reprezentacji).

Następnie osoby uprawnione do reprezentowania firmy powinny udzielić w formie elektronicznej pełnomocnictwa osobom, które składają oferty oraz wypełniają JEDZe w formie elektronicznej. Te pełnomocnictwa należy dołączyć do wysyłanego JEDZa.

Zdaję sobie sprawę, że obecnie mało kto posiada kwalifikowany podpis elektroniczny. Już trochę bardziej popularny jest ePUAP (dużo osób go posiada, ponieważ za jego pomocą można złożyć wniosek o rejestrację niektórych spółek, a poza tym jego wyrobienie jest stosunkowo proste). ePUAP jest jednak w tym przypadku niewystarczający.

Należy też pamiętać, że bezpieczny kwalifikowany podpis kosztuje. Ponadto trzeba poświęcić czas, żeby go wyrobić, a następnie żeby nauczyć się jego obsługi.

Jakie mogą być konsekwencje?

Jeżeli wyrobienia kwalifikowanego elektronicznego podpisu, a KIO uzna jednak, że pełnomocnictwo do elektronicznego JEDZ – a musi być w formie elektronicznej, to ryzykujemy odrzucenie oferty.

Oczywiście, jeżeli nie dołączymy pełnomocnictwa w odpowiedniej formie, to zamawiający przed odrzuceniem oferty jest zobowiązany wezwać nas do uzupełnienia. Ale, co bardzo ważne, uzupełnić można jedynie dokument pełnomocnictwa, który został przygotowany przed złożeniem e – JEDZa.

Nie można najpierw złożyć e – JEDZa (nie mając do tego pełnomocnictwa w odpowiedniej formie), a dopiero później otrzymać stosowne umocowanie.

W przypadku dokumentów papierowych teoretycznie istniała możliwość antydatowania pełnomocnictwa (czego nie polecam, ponieważ może to stanowić przestępstwo). W przypadku jednak dokumentów elektronicznych nawet takiej czysto hipotetycznej możliwości nie ma, ponieważ system automatycznie przypisuje datę, w której podpis został złożony.

Przez niedopatrzenie formalne można więc stracić szanse na uzyskanie zamówienia. Dlatego uważam, że lepiej przygotować się na najgorszą ewentualność i zadbać o kwalifikowany elektroniczny podpis. Jeżeli okaże się, że było to jednak tylko dmuchanie na zimne, to nic nie szkodzi. Kwalifikowany podpis na pewno przyda się przy innej okazji. Wszak powoli zmierzamy do pełnej elektronizacji w wielu dziedzinach życia. Ale to temat na osobną historię.