Dokumenty wymagane w SIWZ

Przygotowując ogłoszenie o zamówieniu i SIWZ zamawiający wskazuje, jakie dokumenty będą wymagane od wykonawców. Niestety, bardzo często robi to w sposób chaotyczny, co może generować wiele problemów.

Precyzyjne rozróżnienie dokumentów

Zacznijmy od przypomnienia, że „duża” nowelizacja pzp z 2016 roku wprowadziła nowy model składania oferty. Nie jest już, jak dotychczas, wymagane składanie kompletu dokumentów razem z ofertą przez wszystkich wykonawców. Zamiast tego do terminu składania ofert wszyscy wykonawcy składają jedynie oferty, dokumenty stanowiące treść oferty i JEDZ – e/oświadczenia własne*.

Z kolei dokumenty potwierdzające są składane dopiero w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego. I tylko przez wykonawcę, którego oferta została oceniona najwyżej.

W teorii model prosty, jasny i przejrzysty.

I w praktyce również mógłby być prosty, jasny i przejrzysty. Wymaga to jednak od zamawiających trochę pracy.

W praktyce bowiem nie zawsze do końca jasne jest, które dokumenty zamawiający chce traktować jako treść oferty, a które jako dokumenty potwierdzające. Dobrą praktyką byłoby więc dokonanie jasnego podziału w SIWZ.

Zamawiający wskazuje, na przykład, że do terminu składania ofert należy złożyć formularz ofertowy, formularz asortymentowy, oświadczenie wstępne i próbki (bo  próbki będą oceniane w kryterium oceny ofert i w związku z tym stanowią treśc oferty). Z kolei na wezwanie od wykonawcy najwyżej ocenianego będą wymagane karty techniczne produktu (bo mają potwierdzać, że produkt spełnia wymagania określone przez zamawiającego i w związku z tym są dokumentem potwierdzającym).

W takiej sytuacji mamy jasność. Wykonawca wie które dokumenty ma złożyć, wie  też kiedy to ma zrobić.

Problem zaczyna się, gdy zamawiający nie określi tego tak precyzyjnie. A niestety zdarza się to bardzo często. W takiej sytuacji może powstać spór, jak traktować poszczególne dokumenty. I w związku z tym kto i kiedy powinien je przedstawić.

Szczególnie niebezpieczna jest jeszcze jedna sytuacja. Zdarzają się specyfikacje, gdzie zamawiający wprowadza kryterium oceny ofert jakość, które będzie oceniane za pomocą próbek. W związku z tym próbki stanowią treść oferty i powinny zostać złożone wraz z ofertą. Jednocześnie w tej samej specyfikacji zamawiający wskazuje, że próbki ma złożyć tylko wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona – i to  złożyć ma nie z ofertą, a na wezwanie zamawiającego. Taka sytuacja (jeżeli nie zostanie skorygowana do terminu składania ofert) może doprowadzić do unieważnienia całego postępowania.

Grzechy wykonawców

Żeby jednak nie było, że narzekam tylko na zamawiających. Gwoli sprawiedliwości muszę napisać, że wykonawcy również nie są bez winy. Są bowiem wykonawcy, którzy pomimo tego że zamawiający precyzyjnie określił jakich dokumentów, od kogo i kiedy wymaga, składają z ofertą komplet dokumentów. Ba, są wśród nich dokumenty, które w ogóle nie były wymagane przez zamawiającego.

Swoją drogą zastanawiające jest, jaki jest tego cel. Może to być sposób na powiększenie oferty, tak żeby znalezienie w niej jakiś „grzeszków” wykonawcy było trudniejsze (bo w większej ofercie owe „grzeszki” łatwiej się „schowają”). Może też wynikać z tego, że wykonawca „produkuje” oferty hurtowo i nie ma czasu/ochoty analizować każdej specyfikacji z osobna. Ma wzór oferty, który wysyła do wszystkich postępowań i nie przejmuje się, że w większości z nich składa masę niepotrzebnych papierów.

Opis przedmiotu zamówienia a wymagane dokumenty

Jeżeli już jesteśmy w temacie wymaganych dokumentów, to muszę zwrócić uwagę na jeszcze jedną rzecz. Zdarza się, że zamawiający opisuje precyzyjnie w SIWZ jakie dokumenty, kiedy i od kogo będą wymagane. Z kolei opis przedmiotu zamówienia znajduje się nie, w samej SIWZ, a w odpowiednim załączniku (co oczywiście samo w sobie złą praktyką nie jest). Problem pojawia się, gdy w tym załączniku napisane jest, że do oferty należy dołączyć określone dokumenty (które oczywiście nie zostały wskazane w treści SIWZ).

W takiej sytuacji wykonawca przygotowujący ofertę może bazować jedynie na treści SIWZ. Łatwo w takiej sytuacji zapomnieć, że jeszcze w OPZ zamawiający dodatkowo przewidział obowiązek przedłożenia jakiegoś dokumentu.

Domyślam się, że wynika to z tego, że u zamawiającego kto inny pracuje nad samym SIWZ, a kto inny nad opisem przedmiotu zamówienia. Ale ktoś powinien chyba przed upublicznieniem tych dokumentów jeszcze raz przeczytać całość i sprawdzić, czy są one ze sobą kompatybilne. A najlepiej przenieść wymóg dołączenia dokumentów z OPZ do SIWZ – i to do odpowiedniej kategorii (razem z ofertą lub na wezwanie).

*Plus oczywiście ewentualnie inne dokumenty, takie jak np. pełnomocnictwo, wadium, itp.