Zamówienia medyczne

Blog na temat zamówień publicznych w branży medycznej

Category: Dokumenty (Page 1 of 2)

Referencje od podmiotu prywatnego

Dzisiaj chciałbym na blogu zainaugurować nową serię wpisów pod tytułem „Mity na temat zamówień publicznych”. Skąd pomysł na taką serię?

Wokół zamówień publicznych narosło bardzo dużo mitów. Bardzo często podczas rozmów z klientami spotykam się z sytuacją, że są błędnie przekonani, że żeby być zgodni z prawem muszą wykonać określoną czynność. Bądź przeciwnie – że coś co mogliby bez przeszkód zrobić jest przez prawo zakazane.

To nie jest dobra sytuacja, ponieważ uniemożliwia wykonawcom podejmowanie właściwych decyzji biznesowych. Spotkałem się nawet z sytuacją, gdy wykonawca rezygnował ze składania ofert w niektórych postępowaniach, ponieważ był przekonany, że i tak będzie podlegał wykluczeniu. Stracił więc szanse na uzyskanie kilkudziesięciu ciekawych i dochodowych zamówień. A wszystko przez to, że uwierzył w jeden z wielu krążących mitów.

Szczególnie niebezpiecznie się robi, kiedy ofiarą takich mitów padnie zamawiający i na przykład bezpodstawnie odrzuci całkowicie prawidłową ofertę wykonawcy.

Zacznijmy więc od pierwszego mitu.

MIT – referencje, jakie należy przedstawić w postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą pochodzić tylko od podmiotu publicznego.

Nie prawda.

Przepisy prawa nie wymagają, żeby referencje pochodziły od podmiotu publicznego. Mogą pochodzić zarówno od pomiotu publicznego, jak i prywatnego.

Jeżeli więc jesteś producentem/dystrybutorem jakiegoś wyrobu i do tej pory sprzedawałeś swój produkt wyłącznie do klientów prywatnych (na przykład hurtowni sprzętu medycznego), to poproś ich o wystawienie referencji. By może na ich podstawie będziesz mógł wziąć udział w publicznym przetargu i udowodnić wymagane przez zamawiającego doświadczenie.

Chciałbym jednak w tym miejscu zwrócić uwagę na jedną ważną rzecz. Zdarza się, że wykonawcy przedstawiają referencje, z których na pierwszy rzut oka widać, że poświadczają nieprawdę (na przykład referencje wystawione tuż przed terminem składania ofert przez członka rodziny wykonawcy poświadczające realizację bardzo dużej umowy, podczas gdy ten wykonawca do tej pory realizował wyłącznie mniejsze zamówienia). Trzeba pamiętać, że zarówno wystawienie referencji poświadczających nieprawdę, jak i posłużenie się nimi w przetargu jest przestępstwem. Takie rzeczy prędzej czy później zostaną zweryfikowane.

Pozostaje mi wyjaśnić jak powinny wyglądać referencje, żeby spełniały wymagania przepisów i zamawiający mógł je zaakceptować w postępowaniu. Ale to temat na inną historię.

A czy Wy znacie jakieś inne mity na temat zamówień publicznych? Dajcie znać w komentarzach.

Dokumenty wymagane w SIWZ

Przygotowując ogłoszenie o zamówieniu i SIWZ zamawiający wskazuje, jakie dokumenty będą wymagane od wykonawców. Niestety, bardzo często robi to w sposób chaotyczny, co może generować wiele problemów.

Precyzyjne rozróżnienie dokumentów

Zacznijmy od przypomnienia, że „duża” nowelizacja pzp z 2016 roku wprowadziła nowy model składania oferty. Nie jest już, jak dotychczas, wymagane składanie kompletu dokumentów razem z ofertą przez wszystkich wykonawców. Zamiast tego do terminu składania ofert wszyscy wykonawcy składają jedynie oferty, dokumenty stanowiące treść oferty i JEDZ – e/oświadczenia własne*.

Z kolei dokumenty potwierdzające są składane dopiero w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego. I tylko przez wykonawcę, którego oferta została oceniona najwyżej.

W teorii model prosty, jasny i przejrzysty.

I w praktyce również mógłby być prosty, jasny i przejrzysty. Wymaga to jednak od zamawiających trochę pracy.

W praktyce bowiem nie zawsze do końca jasne jest, które dokumenty zamawiający chce traktować jako treść oferty, a które jako dokumenty potwierdzające. Dobrą praktyką byłoby więc dokonanie jasnego podziału w SIWZ.

Zamawiający wskazuje, na przykład, że do terminu składania ofert należy złożyć formularz ofertowy, formularz asortymentowy, oświadczenie wstępne i próbki (bo  próbki będą oceniane w kryterium oceny ofert i w związku z tym stanowią treśc oferty). Z kolei na wezwanie od wykonawcy najwyżej ocenianego będą wymagane karty techniczne produktu (bo mają potwierdzać, że produkt spełnia wymagania określone przez zamawiającego i w związku z tym są dokumentem potwierdzającym).

W takiej sytuacji mamy jasność. Wykonawca wie które dokumenty ma złożyć, wie  też kiedy to ma zrobić.

Problem zaczyna się, gdy zamawiający nie określi tego tak precyzyjnie. A niestety zdarza się to bardzo często. W takiej sytuacji może powstać spór, jak traktować poszczególne dokumenty. I w związku z tym kto i kiedy powinien je przedstawić.

Szczególnie niebezpieczna jest jeszcze jedna sytuacja. Zdarzają się specyfikacje, gdzie zamawiający wprowadza kryterium oceny ofert jakość, które będzie oceniane za pomocą próbek. W związku z tym próbki stanowią treść oferty i powinny zostać złożone wraz z ofertą. Jednocześnie w tej samej specyfikacji zamawiający wskazuje, że próbki ma złożyć tylko wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona – i to  złożyć ma nie z ofertą, a na wezwanie zamawiającego. Taka sytuacja (jeżeli nie zostanie skorygowana do terminu składania ofert) może doprowadzić do unieważnienia całego postępowania.

Grzechy wykonawców

Żeby jednak nie było, że narzekam tylko na zamawiających. Gwoli sprawiedliwości muszę napisać, że wykonawcy również nie są bez winy. Są bowiem wykonawcy, którzy pomimo tego że zamawiający precyzyjnie określił jakich dokumentów, od kogo i kiedy wymaga, składają z ofertą komplet dokumentów. Ba, są wśród nich dokumenty, które w ogóle nie były wymagane przez zamawiającego.

Swoją drogą zastanawiające jest, jaki jest tego cel. Może to być sposób na powiększenie oferty, tak żeby znalezienie w niej jakiś „grzeszków” wykonawcy było trudniejsze (bo w większej ofercie owe „grzeszki” łatwiej się „schowają”). Może też wynikać z tego, że wykonawca „produkuje” oferty hurtowo i nie ma czasu/ochoty analizować każdej specyfikacji z osobna. Ma wzór oferty, który wysyła do wszystkich postępowań i nie przejmuje się, że w większości z nich składa masę niepotrzebnych papierów.

Opis przedmiotu zamówienia a wymagane dokumenty

Jeżeli już jesteśmy w temacie wymaganych dokumentów, to muszę zwrócić uwagę na jeszcze jedną rzecz. Zdarza się, że zamawiający opisuje precyzyjnie w SIWZ jakie dokumenty, kiedy i od kogo będą wymagane. Z kolei opis przedmiotu zamówienia znajduje się nie, w samej SIWZ, a w odpowiednim załączniku (co oczywiście samo w sobie złą praktyką nie jest). Problem pojawia się, gdy w tym załączniku napisane jest, że do oferty należy dołączyć określone dokumenty (które oczywiście nie zostały wskazane w treści SIWZ).

W takiej sytuacji wykonawca przygotowujący ofertę może bazować jedynie na treści SIWZ. Łatwo w takiej sytuacji zapomnieć, że jeszcze w OPZ zamawiający dodatkowo przewidział obowiązek przedłożenia jakiegoś dokumentu.

Domyślam się, że wynika to z tego, że u zamawiającego kto inny pracuje nad samym SIWZ, a kto inny nad opisem przedmiotu zamówienia. Ale ktoś powinien chyba przed upublicznieniem tych dokumentów jeszcze raz przeczytać całość i sprawdzić, czy są one ze sobą kompatybilne. A najlepiej przenieść wymóg dołączenia dokumentów z OPZ do SIWZ – i to do odpowiedniej kategorii (razem z ofertą lub na wezwanie).

*Plus oczywiście ewentualnie inne dokumenty, takie jak np. pełnomocnictwo, wadium, itp.

Uzupełnienie JEDZ – z jaką datą?

JEDZ to skrót od Jednolity Europejski Dokument Zamówienia. Jest to oświadczenie własne wykonawcy, które składa wraz z ofertą. Wprowadzenie tego dokumentu miało za zadanie uprościć zamówienia publiczne. Zamiast (tak jak to było do czasu nowelizacji z 2016 roku) składać od razu z ofertą komplet wszystkich dokumentów, wykonawcy składają obecnie jedynie JEDZ – a. Zamawiający ustala ranking ofert, a następnie żąda kompletu dokumentów jedynie od wykonawcy ocenionego najwyżej.

JEDZ składa się wyłącznie postępowaniach powyżej progów unijnych. Jego odpowiednikiem w przetargach poniżej progów unijnych jest oświadczenie własne, którego wzór przygotowuje osobno każdy z zamawiających.

Możliwość uzupełnienia JEDZ – a

Praktyka pokazuje, że wypełnienie tego dokumentu sprawia wielu wykonawcom problem. Wynika to przede wszystkim z tego, że jest napisany „po brukselsku”. To znaczy operuje pojęciami, które pochodzą z dyrektyw (jest dokładnie taki sam w całej Unii Europejskiej). Tymczasem w Polsce jesteśmy przyzwyczajeni do nieco innego rozumienia pewnych pojęć.

To powoduje, że przy wypełnianiu JEDZ – a bardzo łatwo o pomyłkę.

Na szczęście w takim przypadku (lub w przypadku gdy wykonawca w ogóle tego dokumentu nie dołączył) istnieje jeszcze możliwość jego uzupełnienia.

Data uzupełnionego JEDZ – a

Uzupełniając JEDZ – a należy wskazać datę, z jaką jest on podpisywany. Data powinna być zgodna z rzeczywistością.

Na przykład jeżeli termin składania ofert upłynął 1 marca, a 10 marca dostaliśmy wezwanie do uzupełnienia i uzupełniamy dokument w dniu 11 marca, to właśnie tę datę wpisujemy na dokumencie.

Nie ma konieczności antydatowania dokumentu na dzień sprzed terminu składania ofert. Zresztą – byłoby to po prostu poświadczenie nieprawdy.

Jest jedna sytuacja, która uzasadnia przedstawienie w odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia JEDZ – a z  datą sprzed terminu składania ofert, którą potrafię sobie teoretycznie wyobrazić. Wykonawca wypełnia dwa dokumenty – jeden z błędem, a drugi poprawnie. Następnie do oferty dołącza ten błędny. Zamawiający dostrzega błąd i wzywa wykonawcę do uzupełnienia. W odpowiedni na wezwanie wykonawcy wyciąga z głębi szafki poprawnie uzupełniony dokument i przedstawia go zamawiającemu.

Prawda, że nikt tak nie robi? ; – )

Na szczęście ustawa pozwala uzupełnić dokument z bieżącą datą. Zamawiający ma obowiązek uznać taki dokument i nie może to stanowić podstawy do wykluczenia wykonawcy czy odrzucenia jego oferty.

Istotne jest jednak to, że składając JEDZ – a potwierdzamy, że informacje w nim zawarte są prawdziwe zarówno w dacie składania ofert, jak i przez całe postępowanie. Sama data dokumentu jest natomiast mniej istotna. Może – a nawet musi – być to po prostu data bieżąca.

Dokument ważny i dokument aktualny

W zamówieniach publicznych wobec dokumentów stosuje się dwa pojęcia. Dokument musi być aktualny. Ale dokument musi być również ważny. O co chodzi z tymi dwoma pojęciami?

Jako przykład do wyjaśnienia wykorzystamy zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) o niekaralności.

Zacznijmy od tego co znaczy, że dokument jest aktualny.

Dokument aktualny to taki, który w swojej treści poświadcza stan zgodny z rzeczywistością. Załóżmy, że 5 lat temu KRK wydał zaświadczenie, że Jan Kowalski nie był nigdy karany. Jeżeli w ciągu tych 5 lat Jan Kowalski nadal nie został skazany za żadne przestępstwo, to dokument ten nadal zachowuje swoją aktualność, ponieważ poświadcza stan zgodny z rzeczywistością (że Jan Kowalski nie jest osobą karaną). Jeżeli jednak w tym czasie Kowalski został skazany za przestępstwo, to dokument będzie nieaktualny (nie poświadcza prawdy).

Poza tym, że dokument ma być aktualny, musi być również ważny.

Dokument ważny to taki, który został wystawiony w odpowiedniej dacie. W przypadku informacji z KRK dokument nie może być starszy niż 6 miesięcy od daty składania ofert/wniosków. Załóżmy, że otwarcie ofert ma miejsce w dniu 1 marca 2018 r. Zaświadczenie z KRK będzie więc ważne, jeżeli zostało wystawione 1 września 2017 r. lub później. Jeżeli zostało wystawione przed tą datą, będzie nieważne.

To teraz spróbujmy te dwa pojęcia – aktualność (poświadczenie stanu zgodnego z rzeczywistością) i ważność (wystawienie w odpowiedniej dacie) nałożyć na siebie.

Istnieje możliwość, że dokument:

Po pierwsze – będzie ważny i aktualny. To znaczy wystawiony w odpowiedniej dacie np. 10 października 2017 r. (ważny) i poświadczający stan rzeczywisty (Kowalski nadal nie został skazany).

Po drugie – może być nieważny, ale aktualny. Nieważny, bo wystawiony przed 1 września 2017 r., ale aktualny, bo mimo odległej daty potwierdza stan zgodny z prawdą.

Po trzecie – ważny, ale nieaktualny. Może się zdarzyć, że dokument jest wystawiony w dniu 1 lutego 2018 r. (jest ważny), ale już 8 lutego Kowalski zostaje skazany. To czyni dokument nieaktualnym, ponieważ nie potwierdza rzeczywistości – w dokumencie jest napisane, że Kowalski jest niekarany, podczas gdy to nieprawda.

Wreszcie po czwarte – nieważny i nieaktualny. Ta sytuacja będzie mieć miejsce, kiedy dokument zarówno jest starszy niż powinien, jak i nie potwierdza stanu zgodnego z rzeczywistością.

Na gruncie prawa zamówień publicznych dopuszczalna jest tylko ta pierwsza sytuacja – to znaczy każdy składany dokument musi być i ważny, i aktualny.

„Treść oferty” a „dokument potwierdzający”

W prawie zamówień publicznych nie do końca intuicyjne jest co należy rozumieć pod pojęciem „oferty”. Wynika to między innymi z tego, że w ustawie nie zostało jasno wytłumaczone czym w zasadzie „oferta” jest.

W znaczeniu potocznym przez „ofertę” wykonawcy rozumieją najczęściej wszystkie dokumenty, które muszą przedstawić zamawiającemu. To znaczy między innymi: formularz ofertowy, JEDZ/oświadczenie własne, referencje, zaświadczenie z ZUS, US, przeróżne certyfikaty i wiele, wiele innych. Te wszystkie dokumenty zebrane razem dla większości wykonawców są właśnie „ofertą”. Kiedy wykonawca mówi, że przygotowuje „ofertę” ma na myśli właśnie kompletowanie całości dokumentacji.

Jednak na gruncie zamówień publicznych „ofertę” trzeba rozumieć trochę inaczej. Zrozumienie tego jest bardzo ważne, ponieważ pozwoli Ci ustalić dwie bardzo ważne rzeczy. Po pierwsze, kiedy należy dany dokument złożyć (czy do terminu składania ofert, czy później na wezwanie zamawiającego). Po drugie, dowiesz się co się stanie, jeżeli tego dokumentu nie przedstawisz w odpowiednim czasie (czy Twoja oferta podlega odrzuceniu, czy może jest szansa, żeby ten dokument uzupełnić).

O co więc z tym chodzi?

Musimy rozróżnić dwa pojęcia. Pierwszym pojęciem jest „treść oferty”. Drugim natomiast „dokument potwierdzający”.

Treść oferty” to określenie tego, co zamawiającemu oferujesz. Czyli jaki proponujesz zamawiającemu produkt/usługę/robotę (co), jakie chcesz za to wynagrodzenie (za ile) i w jakim terminie to dostarczysz/wykonasz (kiedy). Z kolei „dokument potwierdzający” to dokument, który potwierdza pewne okoliczności. Mogą to być okoliczności podmiotowe (np. że nie zalegasz z podatkami albo że masz określone doświadczenie). Mogą to być też okoliczności przedmiotowe (np. poświadczenie producenta, że produkt jest zgodny z daną normą).

Poza dokumentami stanowiącymi „treść oferty” i „dokument potwierdzający” występują również inne. Są to np. dokument potwierdzający wniesienie wadium, zobowiązanie podmiotu trzeciego do udostępnienia zasobów, czy dokument pełnomocnictwa. Te dokumenty mają swoje własne zasady. Sprawa robi się więc skomplikowana. Wróćmy jednak do podziału na „treść oferty” i „dokument potwierdzający”. Innymi dokumentami zajmiemy się później.

Treść oferty” zawarta jest przede wszystkim w podpisanym przez Ciebie formularzu ofertowym. Tam deklarujesz, że zamierzasz dostarczyć np. nici chirurgiczne o nazwie handlowej „abcd” i numerze katalogowym „1234” (co), za x zł za jedną sztukę (za ile) w terminie miesiąca od podpisania umowy (kiedy).

Często zdarza się, że już w formularzu ofertowym zawarte jest całe Twoje zobowiązanie. W takiej sytuacji na „treść oferty” będzie składał się tylko formularz ofertowy. Cała reszta dokumentów będzie zakwalifikowana jako „dokument potwierdzający”.

Ale uwaga, niestety zdarza się również, że poza formularzem ofertowym na „treść oferty” składają się również inne dokumenty. Dzieje się tak wtedy, kiedy „treści oferty” nie da się określić tylko na podstawie formularza ofertowego, ale również do jej określenia (lub dookreślenia) trzeba sięgnąć do innych dokumentów. Innymi słowy kiedy z samego formularza ofertowego nie wynika co, za ile i kiedy oferujesz zamawiającemu.

Najczęstszy przypadek, kiedy będziemy mieć do czynienia z taką sytuacją związany jest z kryterium oceny ofert jakość. Zamawiający może wprowadzić kryterium oceny ofert jakość. Załóżmy, że określa je w następujący sposób: jeżeli nić chirurgiczna będzie dobrze odporna na zrywanie otrzyma 40 punktów w kryterium jakość, natomiast nić słabo odporna na zrywanie otrzyma 20 punktów – i że będzie to oceniane na podstawie próbek. W takiej sytuacji próbki staną się „treścią oferty” ponieważ dopiero na ich podstawie zamawiający jest w stanie wywnioskować co dokładnie wykonawca oferuje (czy nić dobrze czy słabo odporną na zrywanie). Złożenie próbki w pewien sposób dookreśla zobowiązanie wykonawcy. W takiej sytuacji na „treść oferty” składać się będzie formularz ofertowy i próbki.

UWAGA: Jeżeli jednak zamawiający określił bezwzględny wymóg, że nić ma być dobrze odporna na zrywanie i zażądał na potwierdzenie tego dostarczenia próbek, to w takiej sytuacji próbka nie będzie stanowić „treści oferty” a „dokument potwierdzający”. Dlaczego? Ponieważ zobowiązanie wykonawcy da się określić już na podstawie samego formularza ofertowego. Próbka ma w tym przypadku jedynie potwierdzić, czy to co wykonawca zadeklarował w formularzu jest zgodne z prawdą. Nie jest natomiast konieczne dookreślenie „treści oferty” za pomocą próbek, dlatego są one jedynie „dokumentem potwierdzającym”.

Bardzo dobrze byłoby gdyby zamawiający w SIWZ jasno określali, które dokumenty stanowią „treść oferty”, a które „dokument potwierdzający”. Wtedy sprawa byłaby prostsza. Często jednak w SIWZ brak takiego przesądzenia. A w konsekwencji wykonawcy muszą sami próbować ustalić który dokument jakie funkcje spełnia.

Na koniec chciałbym napisać, że zdaje sobie sprawę, że rozróżnienie na „treść oferty” i „dokument potwierdzający” może wydać się Wam trudne i nieintuicyjne. Warto jednak poznać te zasady, ponieważ ułatwiają one pracę w zamówieniach publicznych.

Page 1 of 2

Powered by WordPress & Theme by Anders Norén

Scroll Up